Regels voor bedrijfscorrespondentie

09/02/2022

U moet bepaalde informatie in uw bedrijfscorrespondentie zetten. Zo weet uw klant met wie hij te maken heeft. Bedrijfscorrespondentie is onderdeel van uw administratie en bestaat uit:

brieven
e-mails
offertes
brochures
faxberichten
website
facturen (hiervoor gelden extra regels die niet voor de andere vormen van bedrijfscommunicatie gelden)

Reclame-uitingen horen niet bij bedrijfscorrespondentie.

Wat moet u op uw bedrijfscorrespondentie zetten?

U vermeldt altijd uw:

Heeft u een coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv)? En is uw handelsnaam anders dan de statutaire naam (de naam in de oprichtingsakte)? Dan zet u ook de hele statutaire naam op uw correspondentie.

Bij een bv of nv vermeldt u ook de statutaire zetel (vestigingsplaats) van de rechtspersoon.

Welke gegevens zijn niet verplicht?

Het is niet verplicht om deze gegevens op uw bedrijfscorrespondentie te zetten. Maar het is wel handig voor uw klanten:

vestigings- en correspondentieadres, postcode en plaatsnaam
uw btw-identificatienummer
e-mailadres, website, telefoon- en faxnummer
uw IBAN-nummer (bankrekeningnummer)

Bron: Ondernemersplein (KVK)